Dowody księgowe są to dokumenty, które zawierają następujące informacje: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji czyli na przykład zakup, sprzedaż. Datę dokonania operacji i wystawienia dowodu, podpis dostawcy i odbiorcy a następnie następuje dekretacja na podstawie tego dowodu.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, kompletne, wolne od błędów księgowych. Niedozwolone jest kreślenie i wymazywanie gdyż jest dowód, który stanowi podstawę do dalszej księgowości. Wyróżnić możemy następujące dowody księgowe: zewnętrzne własne- przekazane w oryginale kontrahentowi, zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów, wewnętrzne, dotyczące operacji wewnątrz jednostki, Rozróżnimy również dowody korygujące, zbiorcze, zastępcze rozliczeniowe.

Najczęściej spotykane dowody to faktura zakupu sprzedaży informująca nas o nabyciu lub sprzedaży środków materiału. KP czyli przyjęcie gotówki, KW wydanie gotówki oraz WZ czyli wydanie zewnętrzne. Wszystkie te dowody należy przechowywać i na podstawie nich ewidencjonować zaistniałe operacje gospodarcze.